Mit der richtigen Ausstattung effizient aus dem Home Office arbeiten
03.05.2017
Home Office mit der richtigen Ausstattung
Laut Umfragen durch Bitkom gehen rund 60 Prozent der Personalverantwortlichen davon aus, dass Home Office die Mitarbeiter zufriedener macht und dazu beiträgt diese an das Unternehmen zu binden. Demgegenüber stehen die Ansichten der Berufstätigen selbst: 80 Prozent nutzen insbesondere den Vorteil, dass sie durch die Arbeit zu Hause Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren können. 60 Prozent macht das Home Office mit dem Beruf zufriedener. Dabei gilt es jedoch, ungewohnte Herausforderungen wie fehlende geregelte Arbeitszeiten, zahlreiche Ablenkungen und geringen Kontakt zu Kollegen zu meistern. Mit einem effizient eingerichteten Home Office ist das kein Problem.
Wie verbreitet ist Home Office?
Studien aus dem letzten Jahr belegen, dass mittlerweile vier von zehn Betrieben (entspricht 39 Prozent) ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des Home Office anbieten. Dabei ist die Tendenz steigend und hängt stark von der jeweiligen Unternehmensgröße und Branche ab. Wie die folgende Statistik zeigt, arbeiten neben Angestellten und Beamten nahezu alle Selbstständige und Freiberufler von zu Hause aus, über die Hälfte (53 Prozent) von ihnen sogar regelmäßig.
Ausstattung des Home Office – Was gehört dazu? - Die passende Software
Um alle Aufgaben auch aus dem Home Office effizient erledigen zu können, muss gewährleistet sein, dass auf relevante Programme von zu Hause aus zugegriffen werden kann. Dazu gehört unter anderem, dass jeder Mitarbeiter über einen VPN-Anschluss verfügt, um Daten vom Firmenserver abrufen zu können. Selbstständige erleichtern sich die Arbeit mit einer speziellen Bürosoftware: Jedes Unternehmen ist gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) dazu verpflichtet, Rechnungen zu schreiben. Dabei können Rechnungsprogramme von Lexware behilflich sein, weil sie aufgrund automatisierter Vorgänge im Voraus vermeiden, dass Fehler bei der Fakturierung entstehen. Für die Arbeit aus dem Home Office sind integrierte Cloud-Lösungen besonders praktisch: Die Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung sind damit nicht nur vom PC im Betrieb, sondern jederzeit auch von unterwegs (zu Hause) aus möglich. Zudem unterstützt eine solche Software eine effiziente Auftragsbearbeitung, indem sich Kunden und Lieferanten sowie Artikel- und Warengruppen digital verwalten lassen.
Das separierte Zimmer
Das Home Office sollte in einem separaten Zimmer eingerichtet werden. Das führt zu dem psychologischen Effekt, dass man tatsächlich „auf Arbeit“ ist, sobald man dieses Zimmer betritt und die Arbeit beendet ist, sobald man das Zimmer wieder verlässt. So lässt sich leichter eine Grenze zwischen Beruf und Privatleben ziehen. Eine verschlossene Tür signalisiert außerdem Familienmitgliedern, dass man gerade Ruhe und Konzentration für die Arbeit benötigt.
Das Büro-Mobiliar
Ein Vollzeit-Bürojob nimmt etwa acht Stunden sitzende Tätigkeit pro Tag in Anspruch. Um Rückenschmerzen und Haltungsschäden vorzubeugen, macht das eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung unabdingbar. Allem voran geht ein passender Bürostuhl, der rückenschonend geformt und höhenverstellbar sein sollte. Von Bedeutung ist in diesem Zusammenhang ebenso eine ausreichende Lichtquelle. Es ist wichtig, dass weder die Lampe noch die Sonne nicht direkt auf den Bildschirm oder die Unterlagen scheinen. In diesem Fall wäre der Kontrast zu hoch, was zu einer schnellen Ermüdung der Augen führt. Mit verschiedenen Lichtfarben lassen sich besondere Effekte erzielen: Blaues Licht beispielsweise wirkt belebend, inspirierend und konzentrationsfördernd, wohingegen oranges Licht zur Entspannung am Feierabend beiträgt.
Die technische Ausstattung
Um effizient arbeiten zu können, braucht es ein gewisses technisches Equipment. Dazu gehören im Allgemeinen:
- Ein zuverlässiger und schneller Zugang zum Internet
- Ein ausreichend großer Bildschirm
- Eine Tastatur, die es mittlerweile auch in ergonomischer Ausführung gibt. Eine solche verfügt über ein Tastenfeld, welches sich nach oben wölbt. So wird die Eindrehung des Armes während des Schreibvorgangs minimiert, was die Muskeln entlastet und die Durchblutung fördert.
- Ein Telefon mit leistungsstarkem Akku und der Möglichkeit, eine Wahlumleitung umzustellen, um von verschiedenen Orten aus arbeiten zu können.
Wer über ein effektiv und qualitativ hochwertig ausgestattetes Home-Office verfügt, kann die Vorteile der Heimarbeit uneingeschränkt nutzen und erhält sich selbst die Motivation an der Arbeit.
